Jama Khata User Guide জমা খাতা ব্যবহারকারী গাইড

🚀 Getting Started শুরু করুন

Jama Khata is a digital ledger app — like a physical khata book, but smarter. It helps you track money given to and received from customers and suppliers, manage expenses, and understand your business profit.

জমা খাতা একটি ডিজিটাল খাতা অ্যাপ — সাধারণ কাগজের খাতার মতোই, কিন্তু আরও স্মার্ট। এটি আপনাকে কাস্টমার ও সাপ্লায়ারদের কাছে দেওয়া ও পাওয়া টাকা ট্র্যাক করতে, খরচ পরিচালনা করতে এবং ব্যবসার লাভ বুঝতে সাহায্য করে।

📚 Books (Organizations) বই (প্রতিষ্ঠান)

A Book is your ledger for one business or branch. You can create multiple books — for example, “Main Shop,” “Warehouse,” or “Personal.” Each book has its own customers, transactions, expenses, and team.

একটি বই হলো একটি ব্যবসা বা শাখার খাতা। আপনি একাধিক বই তৈরি করতে পারবেন — যেমন “মূল দোকান,” “গুদাম,” বা “ব্যক্তিগত।” প্রতিটি বইয়ের নিজস্ব কাস্টমার, লেনদেন, খরচ ও টিম আছে।

Open the header dropdown and click any book name. The active book name is shown in the header at all times. Reports, expenses, and transactions always belong to the currently active book.

হেডার ড্রপডাউন খুলুন এবং যেকোনো বইয়ের নাম ক্লিক করুন। সক্রিয় বইয়ের নাম সবসময় হেডারে দেখানো থাকে। রিপোর্ট, খরচ ও লেনদেন সবসময় বর্তমান সক্রিয় বইয়ের অন্তর্গত।

Settings like the Product Catalogue and Inventory are configured per book, not globally. This means:

পণ্য তালিকা ও ইনভেন্টরির মতো সেটিংস প্রতিটি বইয়ের জন্য আলাদাভাবে কনফিগার করা হয়, সামগ্রিকভাবে নয়। এর মানে হলো:

• Your “My Grocery Shop” book can have Products, Inventory, and stock tracking fully enabled
• আপনার “আমার মুদি দোকান” বইতে পণ্য, ইনভেন্টরি ও স্টক ট্র্যাকিং সম্পূর্ণরূপে চালু থাকতে পারে
• Your “Personal Loans” book can stay a clean, minimal cash ledger
• আপনার “ব্যক্তিগত ঋণ” বই একটি সরল ক্যাশ খাতা হিসেবে থাকতে পারে
• Switching books instantly hides or shows the right features for that book
• বই পরিবর্তন করলে সেই বইয়ের জন্য সঠিক ফিচারগুলো তাৎক্ষণিকভাবে দেখানো বা লুকানো হয়

When you click Create New Book, you will see a toggle:

নতুন বই তৈরি করুন ক্লিক করলে একটি টগল দেখতে পাবেন:

You can also change this anytime after creation from Settings (⚙️) → Book Settings while the book is active.

বই তৈরির পরেও যেকোনো সময় সেটিংস (⚙️) → বইয়ের সেটিংস থেকে এটি পরিবর্তন করা যাবে।

👥 Customers & Suppliers কাস্টমার ও সাপ্লায়ার

In Jama Khata, you can add two types of parties: Customers (people who owe you money) and Suppliers (people you owe money to). Both appear in your customer list with a label.

জমা খাতায় দুই ধরনের পার্টি যোগ করা যায়: কাস্টমার (যারা আপনার কাছে ঋণী) এবং সাপ্লায়ার (যাদের কাছে আপনি ঋণী)। উভয়ই লেবেলসহ আপনার তালিকায় দেখা যায়।

On the customer list, tap the three-dot menu (⋮) on any customer card to see Edit, Share, WhatsApp, and Delete options.

কাস্টমার তালিকায় যেকোনো কার্ডে তিন-বিন্দু মেনু (⋮) ট্যাপ করুন — সম্পাদনা, শেয়ার, হোয়াটসঅ্যাপ এবং মুছুন অপশন দেখতে পাবেন।

Use the Share button from the three-dot menu (or inside the customer detail page) to share a text summary of the customer’s balance to WhatsApp or copy it to clipboard.

তিন-বিন্দু মেনু থেকে (বা কাস্টমার বিস্তারিত পেজ থেকে) শেয়ার বাটন ব্যবহার করুন — কাস্টমারের ব্যালেন্সের টেক্সট সারসংক্ষেপ হোয়াটসঅ্যাপে পাঠান বা ক্লিপবোর্ডে কপি করুন।

💸 Transactions লেনদেন

Transactions are entries in a customer’s ledger. Each one records money either given or received.

লেনদেন হলো কাস্টমারের খাতায় এন্ট্রি। প্রতিটি এন্ট্রি হয় দেওয়া নয়তো পাওয়া টাকার হিসাব রাখে।

In the customer detail page, tap the three-dot menu on any transaction and select Edit. You can change the amount, type, description, due date, or receipt image. Editing is tracked in the audit log.

কাস্টমার বিস্তারিত পেজে যেকোনো লেনদেনে তিন-বিন্দু মেনু ট্যাপ করুন এবং সম্পাদনা নির্বাচন করুন। পরিমাণ, ধরন, বিবরণ, নির্ধারিত তারিখ বা রসিদ ছবি পরিবর্তন করা যাবে। সম্পাদনা অডিট লগে রেকর্ড হয়।

Tap the three-dot menu → Delete. The transaction is moved to the Recycle Bin — it is not permanently deleted. You can restore it later.

তিন-বিন্দু মেনু → মুছুন ট্যাপ করুন। লেনদেনটি রিসাইকেল বিনে যাবে — স্থায়ীভাবে মুছে যাবে না। পরে ফিরিয়ে আনা যাবে।

While adding or editing a transaction, tap “Attach Receipt” to upload an image (JPG, PNG, etc.). Tap the image thumbnail to view it full screen.

লেনদেন যোগ বা সম্পাদনার সময় “রসিদ সংযুক্ত করুন” ট্যাপ করে ছবি (JPG, PNG ইত্যাদি) আপলোড করুন। ছবির থাম্বনেইল ট্যাপ করলে পূর্ণ স্ক্রিনে দেখা যাবে।

📦 Item Catalogue পণ্য তালিকা Per-Book

The Item Catalogue lets you save your commonly sold products — with names, units, and rates. It is enabled and managed per book, so your retail shop book can have a full product list while your personal cash book stays simple.

পণ্য তালিকা আপনার নিয়মিত বিক্রির পণ্যগুলো সংরক্ষণ করে — নাম, একক ও দাম সহ। এটি প্রতিটি বইয়ের জন্য আলাদাভাবে চালু ও পরিচালিত হয়, তাই আপনার খুচরা দোকানের বইতে পূর্ণ পণ্য তালিকা থাকতে পারে, আবার ব্যক্তিগত ক্যাশ বই সরল থাকতে পারে।

Transactions that used catalogue items display small visual tags (badges) under the description in the customer ledger — showing each product at a glance without opening the transaction.

পণ্য তালিকা ব্যবহার করা লেনদেনগুলো কাস্টমারের খাতায় বিবরণের নিচে ছোট ভিজ্যুয়াল ট্যাগ (ব্যাজ) দেখায় — লেনদেন না খুলেই প্রতিটি পণ্য এক নজরে দেখা যায়।

🧾 Invoices & PDFs ইনভয়েস ও PDF New

Jama Khata can generate professional PDF documents from any transaction — Invoices, Receipts, Credit Notes, and Debit Notes — using your business logo and address from the Owner Profile.

জমা খাতা যেকোনো লেনদেন থেকে পেশাদার PDF ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারে — ইনভয়েস, রসিদ, ক্রেডিট নোট এবং ডেবিট নোট — মালিকের প্রোফাইল থেকে আপনার ব্যবসার লোগো ও ঠিকানা ব্যবহার করে।

• Your business name, logo, and address (from Owner Profile)
• আপনার ব্যবসার নাম, লোগো ও ঠিকানা (মালিকের প্রোফাইল থেকে)
• Customer name, mobile, and address
• কাস্টমারের নাম, মোবাইল ও ঠিকানা
• Document number (INV-xxx, CN-xxx, etc.) and date
• ডকুমেন্ট নম্বর (INV-xxx, CN-xxx ইত্যাদি) এবং তারিখ
• Item table — Item Name | Quantity | Rate | Total (for catalogue transactions)
• পণ্য টেবিল — পণ্যের নাম | পরিমাণ | দাম | মোট (পণ্য তালিকার লেনদেনের জন্য)
• Remarks section (from the description field) alongside the totals
• মন্তব্য বিভাগ (বিবরণ ফিল্ড থেকে) মোটের পাশে
• Due date (for invoice/credit transactions)
• নির্ধারিত তারিখ (ইনভয়েস/ক্রেডিট লেনদেনের জন্য)

↩️ Returns & Credit Notes রিটার্ন ও ক্রেডিট নোট New

When a customer returns goods, or a supplier takes back a delivery, you can mark the transaction as a Return. This adjusts the balance correctly and generates a Credit Note or Debit Note PDF.

কাস্টমার পণ্য ফেরত দিলে বা সাপ্লায়ার ডেলিভারি ফেরত নিলে, লেনদেনটি রিটার্ন হিসেবে চিহ্নিত করতে পারবেন। এটি ব্যালেন্স সঠিকভাবে সামঞ্জস্য করে এবং ক্রেডিট নোট বা ডেবিট নোট PDF তৈরি করে।

🗑️ Recycle Bin রিসাইকেল বিন New

When you delete a transaction, it is not permanently erased. Instead, it goes to the Recycle Bin, where you can search for it and restore it if needed.

লেনদেন মুছলে তা স্থায়ীভাবে মুছে যায় না। বরং এটি রিসাইকেল বিনে চলে যায়, যেখানে আপনি খুঁজে পেতে ও প্রয়োজনে ফিরিয়ে আনতে পারবেন।

Use the search bar inside the Recycle Bin to filter deleted transactions by:

রিসাইকেল বিনের ভেতরের সার্চ বার ব্যবহার করে মুছে ফেলা লেনদেন ফিল্টার করুন:

• Customer name — e.g. “Rahim”
• কাস্টমারের নাম — যেমন “রহিম”
• Description — e.g. “Invoice #445”
• বিবরণ — যেমন “ইনভয়েস #৪৪৫”
• Bill number — e.g. “INV-001”
• বিল নম্বর — যেমন “INV-001”

Find the deleted transaction and click the ↩ Restore button. The transaction is immediately returned to the customer’s ledger and balances are recalculated.

মুছে ফেলা লেনদেন খুঁজে ↩ পুনরুদ্ধার করুন বাটন ক্লিক করুন। লেনদেনটি তাৎক্ষণিকভাবে কাস্টমারের খাতায় ফিরে আসবে এবং ব্যালেন্স পুনরায় গণনা হবে।

💳 Expenses খরচ

Track all your business costs — rent, salaries, supplies, transport — with categories and date filters. Expenses are separate from customer transactions and feed into your Profit & Loss report.

বিভাগ ও তারিখ ফিল্টারসহ সব ব্যবসায়িক খরচ ট্র্যাক করুন — ভাড়া, বেতন, সাপ্লাই, পরিবহন। খরচ কাস্টমারের লেনদেন থেকে আলাদা এবং লাভ-ক্ষতির রিপোর্টে যোগ হয়।

Click “Manage Categories” at the top of the Expenses page to add, rename, or delete categories.

খরচ পেজের শীর্ষে “বিভাগ পরিচালনা করুন” ক্লিক করুন — বিভাগ যোগ, নামবদল বা মুছতে।

📊 Reports রিপোর্ট

Jama Khata offers two main reports: Customer Report and Transaction Report. Both are for the currently active book.

জমা খাতায় দুটি প্রধান রিপোর্ট আছে: কাস্টমার রিপোর্ট এবং লেনদেন রিপোর্ট। উভয়ই বর্তমান সক্রিয় বইয়ের জন্য।

Shows a summary of all customers — their name, mobile, balance, and status (Receivable / Payable / Settled). Includes totals for money to collect and to give.

সব কাস্টমারের সারসংক্ষেপ দেখায় — নাম, মোবাইল, ব্যালেন্স ও অবস্থা (পাওয়া বাকি / দেওয়া বাকি / মিটে গেছে)। আদায় ও দেওয়ার মোট অন্তর্ভুক্ত।

Shows all transactions for the book with filters for All Transactions, Date Range, or Month & Year.

বইয়ের সব লেনদেন দেখায় — সব লেনদেন, তারিখের পরিসর, বা মাস ও বছর অনুযায়ী ফিল্টারসহ।

The summary at the top shows Total You Got, Total You Gave, and Net Amount for the filtered period.

শীর্ষে সারসংক্ষেপ দেখায় — ফিল্টার করা সময়কালের জন্য মোট পেলাম, মোট দিলাম এবং নিট পরিমাণ।

📈 Profit & Loss লাভ-ক্ষতি Upgraded to BI

The Profit & Loss page has been upgraded to a full Business Intelligence center. It shows monthly P&L, week-over-week trends, top customer and product leaderboards, a cash flow forecast, and stock alerts.

লাভ-ক্ষতির পেজটি এখন একটি পূর্ণ বিজনেস ইন্টেলিজেন্স কেন্দ্রে রূপান্তরিত হয়েছে। এটি মাসিক লাভ-ক্ষতি, সাপ্তাহিক প্রবণতা, শীর্ষ কাস্টমার ও পণ্যের তালিকা, ক্যাশ ফ্লো পূর্বাভাস এবং স্টক সতর্কতা দেখায়।

👨‍💼 Team Management টিম ব্যবস্থাপনা

You can invite other people to access your book with different permission levels.

আপনি অন্যদের বিভিন্ন অনুমতি স্তরে আপনার বই অ্যাক্সেস করতে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন।

Every transaction records who created it and who last edited it. You can see this in the transaction detail view — useful for understanding who made what change and when.

প্রতিটি লেনদেনে কে তৈরি করেছে এবং কে সর্বশেষ সম্পাদনা করেছে তা রেকর্ড হয়। লেনদেন বিস্তারিত ভিউতে এটি দেখা যায় — কে কখন কী পরিবর্তন করেছে বুঝতে সহায়ক।

⚙️ Settings সেটিংস

Open Settings from the ⚙️ icon in the header. Settings are per-account (not per-book) unless stated otherwise.

হেডারের ⚙️ আইকন থেকে সেটিংস খুলুন। সেটিংস প্রতিটি অ্যাকাউন্টের জন্য (বই নয়) — যদি না আলাদাভাবে উল্লেখ থাকে।

📧 Daily Email Digest দৈনিক ইমেইল সারসংক্ষেপ

The Daily Email Digest sends you a summary email every day at your chosen time. It includes your total receivables and a summary of today’s transactions.

দৈনিক ইমেইল সারসংক্ষেপ আপনার বেছে নেওয়া সময়ে প্রতিদিন একটি সারসংক্ষেপ ইমেইল পাঠায়। এতে আপনার মোট পাওনা ও আজকের লেনদেনের সারসংক্ষেপ থাকে।

🏢 Owner Profile মালিকের প্রোফাইল

The Owner Profile stores your business identity. This information is used on PDF reports and shared summaries.

মালিকের প্রোফাইলে আপনার ব্যবসার পরিচয় সংরক্ষিত হয়। এই তথ্য PDF রিপোর্ট ও শেয়ার করা সারসংক্ষেপে ব্যবহৃত হয়।

💱 Currency মুদ্রা

Jama Khata supports 100+ currencies for display purposes. This changes the currency symbol shown throughout the app.

জমা খাতা প্রদর্শনের জন্য ১০০+ মুদ্রা সমর্থন করে। এটি পুরো অ্যাপে দেখানো মুদ্রার প্রতীক পরিবর্তন করে।

🌐 Language ভাষা

Jama Khata is available in English and বাংলা (Bengali).

জমা খাতা ইংরেজি এবং বাংলা-য় পাওয়া যায়।

To switch: Go to Settings (⚙️) → find Language → click your preferred language. The app will switch immediately without reloading.

পরিবর্তন করতে: সেটিংস (⚙️)-এ যান → ভাষা খুঁজুন → পছন্দের ভাষায় ক্লিক করুন। অ্যাপ রিলোড ছাড়াই তাৎক্ষণিকভাবে পরিবর্তিত হবে।

💾 Export & Import এক্সপোর্ট ও ইম্পোর্ট Upgraded

You can back up your Jama Khata data as a CSV or JSON file and restore it later. The CSV export is now fully functional — Excel-ready, Bangla-safe, and perfectly re-importable.

জমা খাতার ডেটা CSV বা JSON ফাইল হিসেবে ব্যাকআপ নিতে পারবেন এবং পরে পুনরুদ্ধার করতে পারবেন। CSV এক্সপোর্ট এখন সম্পূর্ণ কার্যকর — Excel-প্রস্তুত, বাংলা-নিরাপদ এবং পুনরায় ইম্পোর্টযোগ্য।

Click Export CSV on the Home Page. This exports all transactions for the currently active book.

হোম পেজে CSV এক্সপোর্ট ক্লিক করুন। এটি বর্তমান সক্রিয় বইয়ের সব লেনদেন এক্সপোর্ট করে।

The exported file includes a Byte Order Mark (BOM) at the start, which tells Microsoft Excel to read the file as Unicode. Bangla customer names and descriptions display correctly without any garbling.

এক্সপোর্ট করা ফাইলে শুরুতে একটি BOM (Byte Order Mark) থাকে, যা Microsoft Excel-কে ফাইলটি Unicode হিসেবে পড়তে বলে। বাংলা কাস্টমারের নাম ও বিবরণ কোনো বিকৃতি ছাড়াই সঠিকভাবে দেখায়।

📊 Business Intelligence & Forecasting বিজনেস ইন্টেলিজেন্স ও পূর্বাভাস Upgraded

The Profit & Loss page is now a full Business Intelligence center. Beyond monthly P&L, it shows growth trends, top performers, a cash flow forecast, and stock health — all for the active book.

লাভ-ক্ষতির পেজ এখন একটি পূর্ণ বিজনেস ইন্টেলিজেন্স কেন্দ্র। মাসিক লাভ-ক্ষতির বাইরে এটি বৃদ্ধির প্রবণতা, শীর্ষ পারফর্মার, ক্যাশ ফ্লো পূর্বাভাস এবং স্টকের স্বাস্থ্য দেখায় — সব সক্রিয় বইয়ের জন্য।

🔍 Global Search গ্লোবাল সার্চ

The Global Search lets you find any customer or transaction across all your books instantly — without switching between books manually.

গ্লোবাল সার্চ আপনাকে সব বই জুড়ে যেকোনো কাস্টমার বা লেনদেন তাৎক্ষণিকভাবে খুঁজে পেতে দেয় — ম্যানুয়ালি বই পরিবর্তন না করে।

• Customer names (across all books)
• কাস্টমারের নাম (সব বই জুড়ে)
• Customer mobile numbers
• কাস্টমারের মোবাইল নম্বর
• Transaction descriptions
• লেনদেনের বিবরণ
• Bill numbers
• বিল নম্বর

❓ Frequently Asked Questions সাধারণ প্রশ্নোত্তর